Nội Dung
Cụm từ “Hợp pháp hóa lãnh sự” hay chứng thực các tài liệu, giấy tờ nước ngoài trở nên phổ biến trong những năm gần đây vì nhu cầu đầu tư hay kinh doanh quốc tế hoặc di chuyển đến nước ngoài sinh sống ngày càng tăng cao. Trên thực tế, hồ sơ hay văn bản công được cấp tại một quốc gia về mặt pháp lý sẽ không có giá trị tại những quốc gia khác mà phải thông qua quá trình được gọi là “Hợp pháp hóa lãnh sự”. Nói cách khác giấy tờ, văn bản công được cấp tại nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam thì cần phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ văn bản công trên tại Đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia cấp hoặc tại Đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia được chấp thuận.
Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài
Theo pháp luật Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Vì vậy, hồ sơ hoặc tài liệu được cấp tại nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải thông qua hợp pháp hóa lãnh sự, và quá trình hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện tại đại sứ quán Việt Nam quốc gia đã cấp hồ sơ hoặc tài liệu trên hoặc tại đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia được chấp thuận.
Ví dụ: Giấy chứng nhận công ty tại British Virgin Island (BVI) muốn sử dụng tại Việt Nam phải thông qua hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở BVI. Ngoài ra, còn có thể hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Singapore, vì Singapore và Việt Nam chấp thuận điều này.
Lưu ý
- Các giấy tờ công (cấp bởi chính phủ tại nơi hợp pháp hóa lãnh sự)thì hầu như chỉ cần bản mềm để kiểm tra thông tin.
- Các giấy tờ công (cấp bởi chính phủ KHÁC nơi hợp pháp hóa lãnh sự)thì cần chứng từ gốc để đối chiếu thông tin.
- Những văn bản bình thường chỉ cần xác nhận chữ kí và con dấu
=> Theo đó, “hợp pháp hóa lãnh sự” là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của văn bản công nước ngoài và kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó.
Trường hợp nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
- Doanh nghiệp nước ngoài cần hợp pháp hóa giấy tờ công ty để mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam hoặc thành lập chi nhánh tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp có chi nhánh công ty tại nước ngoài được nhà nước hoặc ngân hàng công ty mẹ yêu cầu xuất trình giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự của các chi nhánh liên quan.
- Người nước ngoài hoặc đã du học có bằng cấp nước ngoài muốn hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp dùng tại Việt Nam.
- Người nước ngoài muốn kết hôn với người Việt Nam muốn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tùy thân.
- Hoặc các trường hợp khác khi cần thiết.
Các loại giấy tờ hồ sơ khách hàng hợp pháp hóa lãnh sự:
- Chứng nhận thành lập doanh nghiệp
- Chứng nhận hoạt động công ty
- Chứng nhận giám đốc cổ đông
- Hồ sơ doanh nghiệp
- Sao kê ngân hàng cá nhân/ doanh nghiệp
- Bằng cấp
- Passport – Visa
- Và các loại giấy tờ khác
Có thể thấy “hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài” sẽ khiến công dân Việt Nam gặp vài trở ngại vì quá trình này bắt buộc phải diễn ra tại quốc gia đã cấp hồ sơ hoặc văn bản công của chủ sở hữu. Thực tế, chủ sở hữu không dễ nắm rõ quy trình & thủ tục vì những rào cản ngôn ngữ dẫn đến nhiều chi phí phát sinh không đáng có trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ được cấp tại bất kỳ quốc gia thì thông thường cũng trãi qua quy trình bao gồm 6 bước như sau:
- Hồ sơ & văn bản được cấp tại nước ngoài
- Chứng thực tại Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia cấp hồ sơ & văn bản trên hoặc Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia được chấp thuận
- Xác nhận ngoại giao tại quốc gia đó
- Xác nhận ngoại giao tại Sở ngoại vụ/ Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó xác nhận
- Dịch thuật công chứng tại Việt Nam (Bước này khách hàng có thể tự thực hiện để tiết kiệm chi phí)
- Giấy tờ đã sẵn sàng sử dụng tại Việt Nam
