Vài năm trở lại đây, cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự” đang dần trở nên quen thuộc với người dân Việt Nam do xu hướng xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài, v.v. ngày càng tăng. Nếu bạn đã từng thực hiện thủ tục này, chắc hẳn sẽ không còn bỡ ngỡ. Nhưng nếu bạn chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ lần đầu tiên, hãy đọc ngay bài viết dưới đây được cập nhật từ chúng tôi nhé!
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì
Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, Bộ ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước; cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
Một số người có thể nhầm lẫn giữa chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự nhưng thực tế, chứng nhận lãnh sự là một thủ tục riêng biệt. Hiểu một cách đơn giản, chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác thực chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ do Việt Nam cấp được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Hai quy trình này giống nhau ở chỗ: việc chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ đều cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau ở điểm:
- Chứng nhận lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
- Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
2. Hồ sơ hợp hợp pháp hóa lãnh sự
2.1. Những yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ của nước ngoài để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam
- Được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ban hành, chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác)
- Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền hiển thị trên giấy tờ phải được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao
2.2. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
- Bạn cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự để điền tờ khai online. Nếu bạn chưa rõ phần nào có thể ấn vào biểu tượng chữ “i” để xem hướng dẫn điền thông tin
- Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, ấn nút “Hoàn thành”, hệ thống sẽ hiện ra tờ khai điện tử
- Bạn tải tờ khai về máy tính (có thể ghi lại Mã tờ khai và mã xác thực để sử dụng cho những lần sau)
- In tờ khai ra, ký và kẹp cùng các giấy tờ khác trong hồ sơ
2.3. Hồ sơ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
- Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
- Giấy tờ tùy thân (chứng minh thư, thẻ căn cước, hộ chiếu) nếu nộp trực tiếp. Bản sao giấy tờ tùy thân (không cần chứng thực) nếu hộp qua đường bưu điện
- Bản chính giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài) và 1 bản sao của giấy tờ đó
- Nếu giấy tờ cần được hợp pháp hóa lãnh sự không phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, thì cần bổ sung 1 bản dịch sang tiếng Việt/ tiếng Anh (không cần công chứng) và 1 bản sao của bản dịch
- 1 phong bì ghi thông tin, địa chỉ người nhận (nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện)
- Trường hợp nộp thay đương đơn thì cần có giấy ủy quyền hợp lệ (được chứng thực tại Phòng công chứng, Ủy ban nhân dân địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Nếu người nộp thay là thân nhân thì không cần giấy ủy quyền. Thay vào đó là các giấy tờ chứng minh mối quan hệ với đương đơn (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, v.v.)
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu đương đơn bổ sung thêm tài liệu liên quan để xác thực các giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháo hóa lãnh sự, khi đó đương đơn cần bổ sung bản chính và 1 bản sao giấy tờ được yêu cầu.
3. Quy trình thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
► Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
► Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí. Các địa chỉ nộp hồ sơ:
- Tại Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Tại Sở Ngoại vụ, thành phố Hồ Chí Minh: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
- Trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ
- Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh
► Bước 3: Bộ Ngoại giao sẽ xem xét hồ sơ và giải quyết.
Thời hạn giải quyết là 1 ngày làm việc kể từ khi Bộ Ngoại giao nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tuy nhiên có thể kéo dài tối đa tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên.
► Bước 4: Đương đơn nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.
4. Một số lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự
4.1. Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
- Các chi tiết trong giấy tờ đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các giấy tờ khác trong hồ sơ
- Con dấu không được đóng trực tiếp và chữ ký không được ký trực tiếp trên giấy tờ
- Chi tiết trong giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật
- Nội dung trong giấy tờ vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp hoặc trái với chính sách của Nhà nước hoặc gây bất lợi cho Nhà nước
- Giấy tờ giả mạo, được ban hành, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật
- Mục đích của việc sử dụng giấy tờ không rõ ràng
4.2. Một số lưu ý khác khi làm hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ
- Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.
- Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi:
+ Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại.
+ Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại nếu đó là giấy tờ tài liệu của chính nước thứ ba đó.
Với những hướng dẫn chi tiết trên đây, Chúng tôi hy vọng bạn đã trang bị cho mình đầy đủ thông tin về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và sẵn sàng hoàn thành thủ tục lần đầu tiên một cách suôn sẻ.