– Trình tự thực hiện:
Bước 1. Tổ chức, cá nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2. Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu (Tầng trệt, Khu B3, Khu trung tâm Hành chính-Chính trị tỉnh, số 01, đường Phạm Văn Đồng, phường Phước Trung, Thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu).
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra nội dung và thành phần hồ sơ:
* Đối với hồ sơ nộp trực tiếp:
+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết Phiếu biên nhận giao cho người nộp.
+ Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hướng dẫn để người đến nộp bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định.
* Đối với hồ sơ nộp qua đường bưu điện:
Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc tổng công ty Bưu chính Việt Nam, kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc, sau khi thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu, Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa–Vũng Tàu sẽ chuyển hồ sơ cho Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Bước 3. Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa–Vũng Tàu nhận kết quả giải quyết từ Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và trả kết quả tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa–Vũng Tàu (Tầng trệt, Khu B3, Khu trung tâm Hành chính-Chính trị tỉnh, số 01, đường Phạm Văn Đồng, phường Phước Trung, Thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu).
Cán bộ trả kết quả kiểm tra Phiếu biên nhận (đối với trường hợp nộp trực tiếp), hướng dẫn người nhận nộp lệ phí, ký vào sổ theo dõi trước khi trả kết quả.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (sáng từ 7 giờ 30 đến 11giờ 30; chiều 13 giờ 30 đến 16 giờ 30), trừ ngày lễ.
– Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa–Vũng Tàu.
– Thành phần hồ sơ:
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại mục d và điểm đ nêu trên để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
– Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
– Thời hạn giải quyết: Thời hạn giải quyết tại Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.
– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện: Không.
+ Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
+ Cơ quan phối hợp: Không.
– Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận dán (đóng) trên giấy tờ, tài liệu yêu cầu chứng nhận lãnh sự.
+ Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ;
+ Trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó.
+ Miễn thu lệ phí hợp pháp hoá lãnh sự đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.
– Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Tờ khai Hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK của Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao.
– Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
* Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:
+ Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
+ Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
+ Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
+ Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
* Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:
+ Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
+ Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.
+ Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
– Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
+ Luật Cơ quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài ngày 18/6/2009;
+ Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
+ Thông tư số 01/2012/NĐ-CP ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP;
+ Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/04/2004 Quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;
+ Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 5/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;
+ Quyết định số 3580/QĐ-BNG ngày 17/12/2012 ngày của Bộ Trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa–Vũng Tàu.